Oryginał czy kopia

Postępowanie weryfikacyjne rozpoczyna się od zawiadomienia właściwego organu przez wykonawcę prac geodezyjnych (w niniejszym artykule rozumie się przez to również prace kartograficzne) o ich zakończeniu oraz przekazania organowi wyników tych prac. Zgodnie z art. 12a ust. 1 pkt 2 ustawy z 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (DzU z 2016 r. poz. 1629 ze zm. – dalej Pgik) wykonawca prac geodezyjnych przekazuje dokumenty wymagane przepisami wydanymi na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 11 lub ich uwierzytelnione kopie. Przepisy te stanowi rozporządzenie minis­tra spraw wewnętrznych i administracji z 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (DzU nr 263 poz. 1572 – dalej rozporządzenie ws. standardów).

Zgodnie z § 71 ust. 1 tego rozporządzenia całość dokumentacji zawierającej rezultaty geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz wyniki opracowania tych pomiarów kompletuje się w postaci operatu technicznego i przekazuje do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (PZGiK). Tym samym wykonawca pracy geodezyjnej ma obowiązek przekazać do właściwego organu operat techniczny. Może go przekazać w oryginale lub w uwierzytelnionej kopii. Operat może być również przekazany drogą elektroniczną, ale tylko wtedy, gdy w jego skład wchodzą wyłącznie dokumenty elektroniczne (§ 71 ust. 9 rozporządzenia ws. standardów).

• Poświadczanie za zgodność

Pgik nie wskazuje sposobu uwierzytelniania dokumentów składających się na operat techniczny. Należy zatem odwołać się do przepisów ogólnych o poświadczaniu dokumentów za zgodność z oryginałem. Ustawa z 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (DzU z 2016 r. poz. 1796 ze zm.) stanowi, że notariusz poświadcza:
1) własnoręczność podpisu,
2) zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem,
3) datę okazania dokumentu,
4) pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu (art. 96).

Każde poświadczenie powinno zawierać datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, a na żądanie również godzinę dokonania czynności, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć. Elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 97). Notariusz stwierdza zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Jeżeli okazany dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki, uszkodzenia), notariusz stwierdza to w poświadczeniu (art. 98). Minister sprawiedliwości może w drodze rozporządzenia upoważnić organy samorządu terytorialnego i banki mające swoją siedzibę w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do sporządzania niektórych poświadczeń (art. 101). Rozporządzeniem z 7 lutego 2007 r. w spra­wie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (DzU nr 27, poz. 185) minister sprawiedliwości upoważnił w takim przypadku do poś­wiadczania własnoręczności podpisu:
• wójta (burmistrza, prezydenta miasta):
1) na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji,
2) na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie,
• banki – na pismach upoważniających do odbioru pieniędzy lub innych przedmiotów z tych banków (§ 1).

Tak więc, co do zasady, prawo do potwierdzania za zgodność z oryginałami dokumentacji wchodzącej w skład operatu technicznego posiada tylko notariusz. Przepisy szczególne przewidują możliwość potwierdzania za zgodność z oryginałami kopii dokumentów, ale wyłącznie na potrzeby określonych postępowań i w ograniczonym zakresie. Przykładowo na mocy art. 37 § 1 zd. 2 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2016 r. poz. 718 ze zm., dalej ppsa) adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie w postępowaniu sądowo­administracyjnym. Ani wykonawca pracy geodezyjnej, ani organ, do którego przekazuje się operat techniczny, nie mają uprawnień do uwierzytelnienia kopii dokumentów wchodzących w jego skład...


Pełna treść artykułu w majowym wydaniu miesięcznika GEODETA

• Zamów wersję papierową

• Zamów wersję cyfrową